Flex office : comment et dans quel contexte le mettre en place ?
Si avant la pandémie, le flex office bénéficiait d’une image peu favorable, générant stress et désorganisation, celle-ci a évolué de manière favorable avec la démocratisation du télétravail. Plus de la moitié des entreprises françaises envisagent désormais le passage en flex office, que ce soit dans une logique d’économie grâce à la réduction des espaces, ou dans une logique d’efficacité de l’organisation du travail. Pour accompagner ce changement, elles doivent faire preuve de transparence et de pédagogie, et engager leurs collaborateurs en amont du projet. Et ne plus hésiter à investir pour rendre les espaces attractifs.
Le flex office : quoi ? pourquoi ? comment ?
Si la démocratisation du télétravail liée à l’épidémie de covid ne fait plus aucun doute, les entreprises en ont profité pour se réorganiser et réadapter leurs espaces. La présence de tous les collaborateurs en même temps n’étant plus d’actualité pour la majorité des organisations, il n’est plus forcément nécessaire d’avoir un poste attribué à chaque collaborateur. Il peut y avoir un intérêt économique à réduire les surfaces, mais le modèle du flex office n’est pas unique, tel qu’il a parfois été caricaturé il y a quelques années (salariés perdus, ne retrouvant pas leur équipe dans un univers déshumanisé…). On parle aujourd’hui de flex office par territoire, ou d’organisation dynamique, c’est à dire qu’on conserve un regroupement par services, mais que les postes ne sont pas attribués. Cette option permet de favoriser les interactions, tout en prenant en compte le besoin de repères des individus : avoir son équipe à proximité, son « village », ses habitudes.
Souvent, la logique n’est donc pas économique, mais organisationnelle : conserver les mêmes surfaces, mais avec plus d’espaces collaboratifs et moins de postes de travail classiques. D’autres entreprises gardent autant de postes que de salariés, mais le fait de brasser les collaborateurs crée une dynamique qui casse les silos et favorise les échanges. Dans tous les cas, un projet de passage en organisation dynamique/flex est toujours du sur-mesure pour chaque entreprise.
Le changement de l’organisation du travail se prépare
Le principal frein à la mise en place du flex office est l’avis des salariés : stress de trouver une place le matin, difficultés à retrouver son équipe de travail, etc. Pour instaurer une nouvelle organisation flex, mieux vaut donc pour les dirigeants faire participer les collaborateurs à son élaboration. Ainsi, les projets qui ont été co-pensés et co-construits, souvent accompagnés par un tiers professionnel externe, sont ceux qui fonctionnent le mieux : collecte des avis, mise en place de groupes de réflexion, communication interne, transparence des décisions sont autant de facteurs clés de réussite.
Parmi les bonnes pratiques, les entreprises n’hésitent pas à instaurer un calendrier pour notifier les personnes présentes sur site, et accentuer la communication interne sur les règles de bon usage : avertir de sa présence, laisser l’espace propre et rangé, ne pas s’attribuer de place, etc. Pour que l’organisation flex se passe bien, il peut être aussi préférable d’organiser l’espace par pôle : commerciaux, marketing, communication, RH.
Conserver et renforcer la culture de l’entreprise La réorganisation de l’espace de travail doit favoriser l’attachement à l’entreprise et générer une meilleure identification de sa culture et ses valeurs. Ainsi, on aura à cœur de reprendre et renforcer ces codes, à travers la conception des lieux notamment. L’évolution au sein des espaces sera pensée pour raconter l’histoire de l’entreprise et en imprégner ses publics.
Pour les collaborateurs qui viennent au bureaux quelques jours par semaine, ils souhaitent aussi retrouver le confort de la maison. Dès lors, pour retenir et fidéliser leurs équipes, les entreprises s’attachent à proposer des espaces qui reprennent les codes de l’hôtellerie : couleurs, luminosité, attractivité des espaces, zones d’échanges et bulles isolantes. Et à l’instar de ce secteur, les entreprises font de l’espace de convivialité « la place du village », lieu d’échanges informels et de collaboration à toute heure de la journée.