40 % des salariés français stressés par la surcharge d’informations
Le nombre croissant de sources de données, la difficulté à trouver des informations et le manque d’outils numériques adaptés au travail hybride impactent les niveaux de stress, les performances, la satisfaction des collaborateurs et leur équilibre avec leur vie personnelle.
Une nouvelle étude @OpenText révèle dans quelle mesure la surcharge d’informations affecte les collaborateurs français. Les résultats offrent un aperçu du marché, des tendances des données et des prévisions pour les organisations qui prennent des mesures pour combattre les effets de la surcharge d’informations. La clé réside dans la capacité à optimiser l’accessibilité, la gestion et l’utilisation des données dans l’ensemble de l’entreprise, afin d’obtenir l’avantage informationnel. Cet avantage permet aux organisations de se démarquer sur leurs marchés et peut agir comme un catalyseur de croissance.
Les chiffres clés
Selon l’étude, pas moins de 40 % des Français estiment que la surcharge d’informations affecte leur bien-être mental en générant du stress au quotidien. Cela est dû à des facteurs tels que la surcharge d’information (24 %), l’information constante et la difficulté à se déconnecter (31 %), l’omniprésence des réseaux sociaux (14 %), le trop grand nombre d’applications à consulter chaque jour (25 %) ou le nombre de mots de passe à retenir (25 %). Par ailleurs, alors que le travail hybride s’impose, 48 % des répondants ne se disent toujours pas équipés des bons outils numériques pour travailler à domicile.
Une source interminable d’informations éparpillées
Près de 3 répondants sur 5 (57 %) déclarent utiliser pas moins de 6 comptes, ressources, outils et applications quotidiennement. En 2020*, cette donnée qui comptait seulement 24 % confirme que les informations dont les gens ont besoin résident dans un nombre croissant de référentiels de données et d’applications.
Par ailleurs, en raison du cloisonnement des informations au sein des entreprises, presque la moitié (47 %) des salariés passent, en moyenne, une heure ou plus par jour à chercher sur les réseaux de l’entreprise des fichiers ou des informations, simplement pour effectuer leur travail. Plus spécifiquement, 24 % y passent entre 1h et 2h, 13 % entre 2h et 3h et 10 % y passent plus de 3h.
« Pour les entreprises et leurs employés, l’intention d’essayer de gérer le volume et la complexité des informations, structurées ou non, qui sont omniprésentes et en croissance exponentielle, peut-être décourageante. Ce que nous avons réalisé, c’est que l’information en elle-même n’est pas une réponse, » explique Benoît Perriquet, Vice-président, worldwide head of global accounts, OpenText. « La réponse vient lorsque vous cassez les silos et centralisez l’information. Lorsque vous gérez et rassemblez en permanence vos informations, là, réside la transformation. Des modèles et des tendances émergent, des idées sont capturées et de meilleures décisions sont prises. C’est ce que nous appelons chez OpenText ‘’The Information Advantage’’. »
Les effets humains de la « mauvaise » gestion des informations
La dispersion des informations est également mise en cause par les collaborateurs. 17 % d’entre eux estiment que leurs collègues ne sauvegardent pas la dernière version des documents sur des systèmes partagés, ce qui les ralentit dans leurs tâches. De surcroit, 28 % jugent que ne pas savoir où trouver les informations les plus récentes.
Malheureusement, la mauvaise gestion de l’information a des effets négatifs sur les équipes. À tel point que 40 % des répondants estiment que cela a un impact sur leur bien-être mental et leur niveau de stress. En outre, deux répondants sur cinq (39 %) indiquent des effets négatifs sur leur performance, près d’un quart (23 %) sur leur satisfaction professionnelle globale et près d’un tiers (32 %) sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Un problème devenu personnel
Le manque d’outils efficaces de gestion de l’information amène les collaborateurs à prendre des mesures pour faciliter et fluidifier leurs tâches. À titre d’exemple, les deux tiers des Français (65 %) utilisent des systèmes tels que OneDrive, Google Drive, WhatsApp ou Dropbox pour le partage de fichiers liés au travail. Plus intéressant encore, 68 % d’entre eux le font parce que leur entreprise n’a pas de politique à ce sujet, malgré les risques élevés de sécurité qui y sont associés.
Par ailleurs, plus d’un quart d’entre eux (28 %) déclare qu’ils ne peuvent pas collaborer ou partager des fichiers avec leurs collègues aussi facilement lorsqu’ils travaillent à domicile. Enfin, 30 % indiquent qu’ils ne peuvent pas accéder aux systèmes de fichiers et au contenu de l’entreprise aussi simplement lorsqu’ils travaillent à distance, tandis qu’1 sur 5 (19 %) luttent pour transporter les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail entre le bureau et leur domicile.
Benoît Perriquet commente : « Alors que les données des employés, des fournisseurs et des clients continuent d’exploser dans toutes les organisations, et que le nombre de systèmes et d’applications qu’ils utilisent continue de croître, les risques augmentent en parallèle. Il est important et urgent que les entreprises automatisent la gestion et la gouvernance de l’information, afin que le contenu puisse être capturé et classifié, que les politiques de rétention puissent être appliquées automatiquement et que les employés puissent facilement accéder à des informations précises et à jour sans avoir à chercher dans les systèmes. Ce n’est qu’en prenant ces mesures que les organisations réussiront à réduire la complexité et permettre aux employés de collaborer facilement, quel que soit l’appareil ou l’application qu’ils utilisent, où et comment ils choisissent de travailler. »