Nouveau siège social pour VINCI : L’Archipel

Depuis plus de deux ans, la mission de Dynamic Workplace est double. D’une part, aider à la création ex-nihilo de la nouvelle société d’exploitation, unique preneur à bail de l’ensemble bâtimentaire, en charge de la totalité des prestations de service (physiques et digitales) auprès des entités et de leurs collaborateurs. D’autre part, intégrer un nouvel ADN contractuel entre la société d’exploitation et les entités hébergées, au travers d’un contrat de prestation de service, dans une offre vertueuse d’immobilier packagé, avec des modalités de paiement à l’usage.

Le rôle de Dynamic Workplace a notamment été d’accompagner la création du socle serviciel, du lancement des consultations jusqu’à l’intégration opérationnelle des partenaires, notamment dans les domaines suivants :

• L’accueil et l’hospitality Management ;
• L’application digitale de gestion des services et d’animation des résidents ;
• L’offre de restauration multiple et de room service ;
• Le courrier, la reprographie, le service de coursiers ;
• L’organisation du business center, de l’auditorium et des espaces évènementiels ;
• La conciergerie, les activités de sport et de détente, le pôle santé ;
• La gestion mutualisée des places de parking, l’offre d’autopartage et de vélopartage ;
• La réduction des déchets et leur monitoring individualisé ;

Afin de garantir un fonctionnement optimal, Dynamic Workplace poursuit son accompagnement en contribuant à la rédaction des process et procédures, à la formation des équipes opérationnelles, à la prise en main des nouveaux outils de gestion et de pilotage ainsi qu’au déploiement des actions de communication.

Il s’agit d’un projet « hors normes » pour Dynamic Workplace car il matérialise la transformation profonde des immeubles de bureaux traditionnels vers de nouveaux « sièges sociaux écosystèmes ». Avec une réelle volonté de rendre son fonctionnement plus vertueux, la nouvelle société d’exploitation permet :

• D’être plus économe des ressources: avec la mutualisation des espaces et des services et la réduction des consommations et des déchets ;
• D’être plus agile dans le fonctionnement : avec l’intégration d’un système de paiement à l’usage et l’implication des entités et des résidents dans le pilotage ;
• D’être plus convivial au quotidien : avec le retour vers l’humain grâce à une équipe d’hospitalité et une qualité de gestion « hôtelière » des services.

L’ARCHIPEL montre aujourd’hui la nouvelle voie vers un immobilier plus vertueux. Il ne s’agit que d’une étape mais d’importance, à laquelle Dynamic Workplace est fière de contribuer.

LE CONTEXTE

Des mutations sociétales, économiques et technologiques profondes ont vu le jour et sont porteuses de nouveaux modes de travail. De nouvelles façons d’appréhender le temps, l’espace et le travail ont émergé. Plus qu’une mode, les nouvelles façons de travailler vont durablement modeler l’entreprise du XXIe siècle. Les conséquences sont d’ores et déjà visibles sur le fonctionnement des entreprises … et ainsi sur la consommation des espaces de bureau.

Surgissent alors quatre attentes fortes des collaborateurs : le besoin de nomadisme à l’intérieur comme à l’extérieur du bâtiment, le besoin de créativité dans un fonctionnement agile, le besoin de convivialité et de bien-être au travail et enfin, la recherche d’un développement personnel. Ces nouvelles attentent sont la clé de voute de la nouvelle consommation des espaces de travail par les collaborateurs. Cette recherche d’efficience, de services et de convivialité va remodeler en profondeur la conception et le pilotage des grands espaces tertiaires.

Bien avant l’arrivée de la COVID-19, le nomadisme s’était largement développé grâce à la digitalisation des métiers et l’autonomisation des équipes, générant également une forte réduction de la consommation de papier rendant les armoires inutiles, et ainsi plus de 25% des surfaces à iso-fonctionnement. En parallèle, le taux d’occupation réel des postes de travail avait déjà chuté, passant historiquement de 60% en moyenne au début des années 2000 à 40% voire moins en 2019 (taux d’occupation des postes de travail entre 9 h et 19 h, 5 j/semaine). Le bureau était déjà un produit de consommation dans lequel l’expérience collaborateur était jugée décevante.

Post-COVID, le diagnostic s’impose : il faut consommer moins mais consommer mieux notre immobilier tertiaire. Entre télétravail, nouvelle organisation, nouveaux usages : la majorité des entreprises modifient leur approche immobilière. Elles réduisent et flexibilisent leur consommation d’espaces et intègrent de nouvelles prestations de services. Deux impacts se distinguent alors. Le premier impact est la réduction et la flexibilisation des mètres carrés loués qui permet de réduire leurs coûts immobiliers et leur impact environnemental. Les entreprises adaptent le volume de m² loués à leur consommation réelle et intègrent des contrats flexibles dans leurs actifs. Le second impact est l’intégration de nouvelles prestations de service, afin de recréer une dynamique collective au travers d’une collaboration « présentielle » voulue et non imposée aux collaborateurs.

Le décret tertiaire joue également un rôle d’accélérateur dans la transformation actuelle des entreprises. Avec un objectif de baisse de consommation énergétique allant jusqu’à -60% d’ici 2050, les entreprises se questionnent sur l’usage de leurs espaces. C’est la première fois qu’un décret associé à ce point propriétaires et utilisateurs, techniques et usages. Le bâtiment seul ne peut rien si l’usage qui en est fait n’est pas vertueux. C’est pourquoi de nombreux acteurs ont déjà initié l’audit de la qualité d’usage de leurs actifs immobiliers.

LES SOLUTIONS 

Tout d’abord, l’actif de bureau « nouvelle génération » devra posséder des qualités intrinsèques de haut niveau, reposant sur quatre piliers principaux décrits dans notre référentiel Dynamic Working System© :

• Le bâtiment: en complément de l’accessibilité du site, la capacité d’accueil est devenue clé, avec un objectif cible de 8 à 10 m² SUBL par poste de travail. Avec la suppression des armoires, nul besoin d’aller au-delà.
• L’espace : l’organisation de la programmation selon le degré de collaboration attendu, la sécabilité des espaces, l’agilité des fonctionnements techniques, assureront un niveau d’adaptabilité élevé
• Le digital: accroître l’agilité du bâtiment passe par l’embarquement de nouvelles technologies de pilotage des usages (Building Operating System) et de communication avec les résidents (application servicielle de gestion des prestations) ;
• L’humain: au-delà du bâtiment et de ses prestations, l’animation de la communauté des résidents nécessite un savoir-faire spécifique, une proximité et une empathie particulière. L’immobilier de bureau intègre progressivement les codes de l’hospitalité.

Ensuite, après s’être assuré que toutes les qualités requises sont effectivement présentes, la nécessité d’une exploitation « hôtelière » du site fait sens. L’immeuble de bureau, progressivement transformé en hôtel, recherche son hôtelier.

Les exigences de qualité de l’exploitation ne sont plus les mêmes : les attentes des résidents ont muté, les prestations se sont multipliées, les obligations de sécurité et de performance se sont renforcées. Il s’agit aujourd’hui d’embarquer une nouvelle philosophie de l’exploitation au service des résidents, ce qui rend nécessaire la structuration d’une véritable « société d’exploitation » digne de ce nom.