Deskeo : réussir sa transition « flex office »

Le flex office désigne l’absence de poste de travail attitré à chaque salarié, permettant aux collaborateurs de s’installer là où ils le souhaitent. Si encore peu d’entreprises l’ont adopté, la majorité des entreprises envisage d’y passer prochainement.

Les motivations principales d’un passage au flex office sont les suivantes : la réduction des coûts, une meilleure expérience humaine des salariés, une optimisation de l’utilisation des espaces et un décloisonnement des services.

Pour la majorité des early adopters, la transition au flex office ne s’est pas faite sans difficultés, et le bilan est mitigé.

Mais même avec les meilleures motivations, le passage au flex office nécessite une préparation.

Pour augmenter ses chances de succès, il est primordial d’être accompagné par un expert spécialisé. Les enjeux sont nombreux : étudier les flux de collaborateurs, analyser l’utilisation des salles de réunion, les habitudes de travail, le pourcentage de travailleurs nomades, le tout en s’imprégnant de la culture d’entreprise. C’est la mission d’un workspace specialist.

Le passage au flex office peut prendre du temps, surtout si cette transition n’a pas fait l’objet d’une communication en amont. Toutefois, pour plus de 80 % des entreprises, la période d’adaptation est inférieure à trois mois.

Passer au flex office est un processus complexe

Pour 62 % des entreprises fonctionnant en flex office, l’impact humain a été le facteur le plus délicat lors de la réorganisation. Juste derrière, il s’agit sans surprise de chiffrer le projet et d’évaluer son coût. Enfin la méconnaissance du processus a été un challenge pour 53 % des entreprises.

Le flex office convient-il à tout le monde ?

La réorganisation de l’espace sans bureau attitré ne correspond pas à toutes les entreprises, c’est ce qui ressort de l’enquête Deskeo, pour 59 % des professionnels. Ce constat met également en avant les freins psychologiques d’organisation qui considèrent ce mode de fonctionnement comme un effet de mode, ou qui craignent le coût du projet.

REPÈRES

• Le flex office a le vent en poupe : la majorité des entreprises envisage d’y passer prochainement (55 %)[1]
• Très peu d’entreprises ont adopté le flex office jusqu’à maintenant (16 %)
• Parmi ces entreprises, le constat est mitigé avec seulement ⅓de satisfaits
• La raison principale du passage au flex office est la réduction des coûts (77 %)

[1] Chiffres issus de l’enquête Deskeo.