Flex office : comment et dans quel contexte le mettre en place ?

Le flex office : quoi ? pourquoi ? comment ?

Si la démocratisation du télétravail liée à l’épidémie de covid ne fait plus aucun doute, les entreprises
en ont profité pour se réorganiser et réadapter leurs espaces. La présence de tous les collaborateurs
en même temps n’étant plus d’actualité pour la majorité des organisations, il n’est plus forcément
nécessaire d’avoir un poste attribué à chaque collaborateur. Il peut y avoir un intérêt économique à
réduire les surfaces, mais le modèle du flex office n’est pas unique, tel qu’il a parfois été caricaturé il y
a quelques années (salariés perdus, ne retrouvant pas leur équipe dans un univers déshumanisé…). On
parle aujourd’hui de flex office par territoire, ou d’organisation dynamique, c’est à dire qu’on
conserve un regroupement par services, mais que les postes ne sont pas attribués. Cette option
permet de favoriser les interactions, tout en prenant en compte le besoin de repères des individus :
avoir son équipe à proximité, son « village », ses habitudes.
Souvent, la logique n’est donc pas économique, mais organisationnelle : conserver les mêmes
surfaces, mais avec plus d’espaces collaboratifs et moins de postes de travail classiques. D’autres
entreprises gardent autant de postes que de salariés, mais le fait de brasser les collaborateurs crée
une dynamique qui casse les silos et favorise les échanges. Dans tous les cas, un projet de passage en
organisation dynamique/flex est toujours du sur-mesure pour chaque entreprise.
Le changement de l’organisation du travail se prépare
Le principal frein à la mise en place du flex office est l’avis des salariés : stress de trouver une place le
matin, difficultés à retrouver son équipe de travail, etc. Pour instaurer une nouvelle organisation flex,
mieux vaut donc pour les dirigeants faire participer les collaborateurs à son élaboration. Ainsi, les
projets qui ont été co-pensés et co-construits, souvent accompagnés par un tiers professionnel
externe, sont ceux qui fonctionnent le mieux : collecte des avis, mise en place de groupes de réflexion,
communication interne, transparence des décisions sont autant de facteurs clés de réussite.

Parmi les bonnes pratiques, les entreprises n’hésitent pas à instaurer un calendrier pour notifier les
personnes présentes sur site, et accentuer la communication interne sur les règles de bon usage :
avertir de sa présence, laisser l’espace propre et rangé, ne pas s’attribuer de place, etc. Pour que
l’organisation flex se passe bien, il peut être aussi préférable d’organiser l’espace par pôle :
commerciaux, marketing, communication, RH.
Conserver et renforcer la culture de l’entreprise
La réorganisation de l’espace de travail doit favoriser l’attachement à l’entreprise et générer une
meilleure identification de sa culture et ses valeurs. Ainsi, on aura à cœur de reprendre et renforcer
ces codes, à travers la conception des lieux notamment. L’évolution au sein des espaces sera pensée
pour raconter l’histoire de l’entreprise et en imprégner ses publics.
Pour les collaborateurs qui viennent au bureaux quelques jours par semaine, ils souhaitent aussi
retrouver le confort de la maison. Dès lors, pour retenir et fidéliser leurs équipes, les entreprises
s’attachent à proposer des espaces qui reprennent les codes de l’hôtellerie : couleurs, luminosité,
attractivité des espaces, zones d’échanges et bulles isolantes. Et à l’instar de ce secteur, les entreprises
font de l’espace de convivialité « la place du village », lieu d’échanges informels et de collaboration
à toute heure de la journée